Llevaba ya algunos meses con ganas para sentarme tranquilo y contaros en qué consiste, a día de hoy, mi sistema de organización. El ajetreo de la vida diaria me lo ha impedido, pero hoy al fin me he animado. Si os interesa este mundillo, ya sospechareis que lo que a uno le viene genial, a otra persona puede venirle fatal, bien sea por el tipo de trabajo que desarrolla, su movilidad, su tecno-adicción, etc... De todas formas, de igual manera que yo he aprendido mucho observando los sistemas de organización de otras personas, y adaptando lo que me interesaba a mi propio sistema, espero que algunas personas encontreis en este sistema aspectos que tal vez os puedan interesar.

1. AGENDA

Mi sistema gira en torno a mi PDA (Papel De Apuntar) :-D, también llamada agenda. He intentado con agendas electrónicas instaladas en un pendrive y cosas así, pero al final he vuelto al papel, que me parece lo más versátil.

Reciclé una agenda de seis anillas, y como en la oficina dispongo de una impresora capaz de imprimir por ambas caras, he creado unas plantillas adaptadas a mis necesidades. Las tengo en formato OpenDocument, y os las podeis bajar desde aquí:

Plantillas OpenDocument para GTD

1.1 CALENDARIO DIARIO

Cada página de la agenda está dividida en dos días (al fin y al cabo, tampoco tengo tantas obligaciones). Las páginas tienen formato A5, es decir, en un A4 entran 8 días imprimiendo en duplex. En la sección dedicada a cada día, se resalta en la izquierda el nombre del mes, y a la derecha el día del mes.

En la primera linea de cada día aparecen todos los días de la semana, y a comienzos del año voy tachando (por ejemplo, el día 1, tacho el martes, el 2, el miercoles, y así todo el año). Eso se permite reutilizar las plantillas todos los años, sin tener que volver hacerlas. Seguramente se podría hacer algo en el lenguaje de macros de OpenOffice, pero no estoy por la labor de ponerme a ello :-)

En la segunda línea, aparece la leyenda que aplico a cada tarea que voy a apuntar:

• TMI : Tarea más importante del día. Imprescindible hacerla.
• Completada (√): Cuando realizo la tarea, la marco como completada.
• Delegada (→) : Si encargo a alguien que realice la tarea apuntada, lo señalo de esta manera.
• Borrada (X): Si por lo que sea cancelo la tarea, o me es imposible hacerla (a veces pasa...), la señalo como Cancelada.
• En proceso (•) : A veces hay tareas que me llevan más de un día. En esos casos, la indico así.
• ABC : Prioridad. Si tengo muchas tareas, a veces puede que me interese clasificarlas por prioridad.

Seguidamente aparece un area de lineas rayadas para escribir cada tarea propiamente dicha, y a su izquierda, un recuadro para indicar el estado de esa tarea en concreto.

1.2 CALENDARIO MENSUAL

Al comienzo de la agenda, separado por una pestaña, tengo lo que llamo un calendario mensual (un mes por cuartilla). Básicamente apunto cumpleaños, aniversarios, días festivos... ese tipo de cosas. Yo me he acostumbrado al comienzo del día a mirar primero en este calendario mensual, y luego abrir la agenda de citas y tareas propiamente dicha. Tal vez podría prescindir de este calendario y meter todos estos recordatorios en su día correspondiente, pero he decidido hacerlo así, me parece más limpio tener recordatorios por un lado, y citas y tareas por otro.

1.3 CALENDARIO COMPACTO

Este es un descubrimiento relativamente reciente :-) Llevo unos cuantos calendarios de este tipo al comienzo de la agenda, en la pestaña Proyectos. Me sirven para definir a largo plazo proyectos complejos, los pasos que tengo que ir dando y el tiempo que estimo me llevará cada uno. La verdad es que por ahora no me sirve de mucho, porque la vida, con sus imprevistos, me trastoca todos mis planes y los plazos, por una cosa u otra, no se suelen cumplir. De todas formas no tiro la toalla y sigo utilizándolos, eso sí, escribiendo con lápiz, para poder modificar cuando sea necesario.

Para hacer los calendarios, uso una modificación propia de las plantillas realizadas por ElCanasto (disponibles en esta entrada).

1.4 LISTAS DE CONTROL

Otra de las pestañas de mi agenda son las listas de control. Las uso principalmente para fomentar nuevos hábitos. Cada página abarca seis meses y puedo gestionar hasta cuatro tareas, siempre de un mismo tipo. Me explico: tengo por ejemplo (o sin ejemplo, porque realmente la tengo :-D), una lista llamada Vida Sana. En ella, apunto los días en los que hago ejercicio, que consigo llevar una dieta vegetariana (¡creedme, no es fácil viviendo en Bilbao!) y cosas así. Tengo dos sistemas para rellenar las listas de control. Un sistema se podría llamar ON/OFF, y lo utilizo cuando simplemente quiero marcar si he hecho o no una tarea. Para asuntos más subjetivos, uso un código de colores (en mi caso, verde, rojo y negro), para indicar algo así como bien, regular y mal.

Puedes leer más sobre listas de control en estas entrada de Dutudu y ElCanasto.

2 ARCHIVO DE AGENDA (WebDAV)

Una vez a la semana, habitualmente los domingos, actualizo un calendario privado que tengo en Google Calendar con la información relevante de la semana. Digamos que utilizo Google Calendar como archivo, con idea de tener todas mis citas y tareas guardadas, año tras año. El acceso lo hago a través de Mozilla Sunbird, y así tanto en casa como en la oficina tengo acceso al histórico de mis tareas. En el futuro espero poder instalar DAViCal en mi servidor personal, de manera que pueda tener un mayor control de mi propia información.

3. NOTAS Y DOCUMENTACION VARIADA

Para las notas, nada mejor que un wiki en un pendrive o similar. He probado Evernote y cosas similares, pero qué quereis que os diga, a mi esto de la nube no me convence mucho. Al final no es más que dejar información que debería ser privada en manos de empresas, y no me hace mucha gracia. Mi información me gusta gestionarla yo mismo.

El wiki que he escogido es WikidPad, que tiene la particularidad de no ejecutarse sobre un servidor web (es una aplicacion), y está escrita en Python. A pesar de no ser lo más rápido del mundo, me permite tener acceso a mi información tanto desde Windows como desde GNU/Linux.

En el wiki llevo desde el listado de claves de sitios web, los dominios y proyectos de los que me encargo, las recetas de cocina, y un largísimo etcétera de información variada (fácilmente localizable gracias a la búsqueda integrada). 100% recomendable.

4. MAPAS MENTALES

A veces hay temas o aspectos que en mi cabeza se presentan confusos. ¿Qué opciones tengo para hacer tal cosa? ¿Qué proyectos tengo activos? ¿Cómo se relacionan entre sí? ¿A cuales tengo que dar prioridad?... Para este tipo de cosas, he comenzado a utilizar recientemente los mapas mentales. Para realizarlos utilizo el programa FreeMind.

Existe un blog especializado en estos temas: Mind Mappers. Si te interesa un poco el concepto, este es un buen sitio para empezar a familiarizarte con él.

5. PROYECTOS

La lista de proyectos (actuales y futuros) y sus tareas relacionadas, los organizo con ThinkingRock, un programa multiplataforma (escrito en Java), específicamente pensado para organizar tareas y proyectos de acuerdo a las directrices GTD (Getting Things Done). Es un software gratuito (aunque si quieres la versión más actual debes pagar), y se encuentra traducido al castellano.

Los domingos, además de archivar en Google Calendar la semana anterior, también repaso los proyectos activos y voy perfilando la semana en base a lo que tengo pendiente. También suelo imprimir, en formato A5, unos informes con ThinkingRock con un listado de todos los proyectos y el resumen de las tareas. Grapo todas las hojas y las suelo llevar también dentro de la agenda, por si en ocasiones tengo que ojear/añadir/cancelar alguna tarea

6. VARIOS

Para perforar las hojas de acuerdo con el número y distancia en anillas de la agenda utilizo un perforador Leitz Akto 5114 que teníamos por la oficina. Originalmente era de cuatro perforadores, pero al ser desmontable, no ha sido dificil comprar un par más e insertarlos en la guía que lleva:

Para escribir, siempre llevo encima mis tres Pilot V-Ball de 0,5 (rojo, verde y negro), así como un lapiz y un marcador fluorescente. A veces la gente se sorprende que un tio ya mayorcito saque su pequeño estuche con sus bolis, pero como dice el dicho: Ande yo caliente, ríase la gente :-)

Por último, pero no menos importante, siempre, siempre, siempre llevo encima un pequeño bloc de notas en el que apunto aquellas cosas que se me ocurren en los sitios más insospechados. Según se me ocurren, las apunto para que no se escapen :-), y luego ya en casa o en la oficina las proceso según su naturaleza.

Básicamente en eso consiste mi sistema de organización. Como la cadena siempre se rompe por el eslabón más débil, siempre que el sistema falla es porque yo no me he puesto las pilas y he olvidado repasar mis tareas pendientes, u organizado la semana convenientemente, pero en general estoy bastante satisfecho con él, se adapta a mis necesidades, y realmente, creo que hago más cosas y mejor.

Espero que os sea de utilidad.