organización

Mi agenda 2012

 Vie, 30/12/2011 - 13:17     Sandor

Ya os comenté hace algún tiempo cómo me las ingeniaba para organizar esta mente dispersa que tengo, siempre en mil proyectos. El caso es que es un sistema que a mí me funciona, y este nuevo año he vuelto a preparar mi agenda para el 2012. Me la imprimo en la oficina, en formato A5, modo duplex (doble cara). La verdad es que me queda resultona y me sale baratito, que también es importante :-)

Mi agenda 2012

Os dejo aquí el documento, en formato OpenDocument, para que si os apetece imprimais también vuestra agenda del 2012. Por supuesto, las sugerencias son siempre bienvenidas: AGENDA 2012 (formato A5, modo duplex)

Y como esta es mi última entrada del año, solo me queda desearos que paseis un buen fin de año. ¡Nos leemos ya en el 2012!

 

Categoria: 

Modificación de espejo RAM de Ikea

 Lun, 03/10/2011 - 09:30     Sandor

Si en la entrada de la semana pasada os comentaba acerca de la cajonera para mi mini-despacho casero, hoy os voy a hablar de la modificación del baratísimo espejo RAM de IKEA. La idea es más o menos la misma que me llevó a la modificación de la cajonera: tener disimulado mi espacio de trabajo cuando no esté trabajando en casa.

Para empezar, lijé con cuidado y barnicé el marco del espejo con el mismo barniz con el que tengo la mesa y la cajonera, para que no desentonara. Después, pegué dos capas de corcho, una encima de otra, sobre la parte trasera del espejo. El motivo de poner las dos capas es que con una sola el pincho de las chinchetas no entra del todo y pensé que corría el riesgo de dañar la trasera del espejo. Por si te lo preguntas, el corcho lo compré en Leroy Merlin, se vende por rollos y creo recordar que no era excesivamente caro.

El soporte del espejo también lo cambié. Tenía por casa uno de esos cables de acero que sirven para poner cortinillas con pinzas. La verdad es que no se muy bien de donde salió, puede que sea de IKEA o de algún centro de bricolaje, a saber (tanto acumularlo todo es lo que tiene :-D). El caso es que lo aproveché para crear un soporte para el espejo, que me permitiera una facilidad de uso a la hora de soltar el espejo para darle la vuelta. Por supuesto, cualquier otro sistema (la típica hembrilla centrada, por ejemplo), puede servir para colgar el espejo. Lo importante es que nos deje cuando más espacio de la parte trasera libre mejor, a fin de poder poner papeles o lo que queramos.

Más o menos estos que os cuento son los pasos que realicé, y este es el resultado final:

01 - Hack del espejo RAM de IKEA
02 - Hack del espejo RAM de IKEA
03 - Hack del espejo RAM de IKEA
04 - Hack del espejo RAM de IKEA
05 - Hack del espejo RAM de IKEA

Me hubiera gustado publicar una última foto con todos mis trastos recogidos, la mesa sin agenda, ordenador, ni papeles por el medio, pero me temo que últimamente el trabajo se me acumula y solo suelo ver el corcho, lleno de papeles, con todas mis tareas por hacer :-)

 

Categoria: 

Mi sistema GTD

 Vie, 21/05/2010 - 09:00     Sandor

Llevaba ya algunos meses con ganas para sentarme tranquilo y contaros en qué consiste, a día de hoy, mi sistema de organización. El ajetreo de la vida diaria me lo ha impedido, pero hoy al fin me he animado. Si os interesa este mundillo, ya sospechareis que lo que a uno le viene genial, a otra persona puede venirle fatal, bien sea por el tipo de trabajo que desarrolla, su movilidad, su tecno-adicción, etc... De todas formas, de igual manera que yo he aprendido mucho observando los sistemas de organización de otras personas, y adaptando lo que me interesaba a mi propio sistema, espero que algunas personas encontreis en este sistema aspectos que tal vez os puedan interesar.

Mi sistema GTD

 

1. AGENDA


Mi sistema gira en torno a mi PDA (Papel De Apuntar) :-D, también llamada agenda. He intentado con agendas electrónicas instaladas en un pendrive y cosas así, pero al final he vuelto al papel, que me parece lo más versátil.

Reciclé una agenda de seis anillas, y como en la oficina dispongo de una impresora capaz de imprimir por ambas caras, he creado unas plantillas adaptadas a mis necesidades. Las tengo en formato OpenDocument, y os las podeis bajar desde aquí:

Plantillas OpenDocument para GTD
 

1.1 CALENDARIO DIARIO

Cada página de la agenda está dividida en dos días (al fin y al cabo, tampoco tengo tantas obligaciones). Las páginas tienen formato A5, es decir, en un A4 entran 8 días imprimiendo en duplex. En la sección dedicada a cada día, se resalta en la izquierda el nombre del mes, y a la derecha el día del mes.

Calendario Mensual

En la primera linea de cada día aparecen todos los días de la semana, y a comienzos del año voy tachando (por ejemplo, el día 1, tacho el martes, el 2, el miercoles, y así todo el año). Eso se permite reutilizar las plantillas todos los años, sin tener que volver hacerlas. Seguramente se podría hacer algo en el lenguaje de macros de OpenOffice, pero no estoy por la labor de ponerme a ello :-)

En la segunda línea, aparece la leyenda que aplico a cada tarea que voy a apuntar:
 

  • TMI : Tarea más importante del día. Imprescindible hacerla.
  • Completada (√): Cuando realizo la tarea, la marco como completada.
  • Delegada (→) : Si encargo a alguien que realice la tarea apuntada, lo señalo de esta manera.
  • Borrada (X): Si por lo que sea cancelo la tarea, o me es imposible hacerla (a veces pasa...), la señalo como Cancelada.
  • En proceso (•) : A veces hay tareas que me llevan más de un día. En esos casos, la indico así.
  • ABC : Prioridad. Si tengo muchas tareas, a veces puede que me interese clasificarlas por prioridad.

Seguidamente aparece un area de lineas rayadas para escribir cada tarea propiamente dicha, y a su izquierda, un recuadro para indicar el estado de esa tarea en concreto.

1.2 CALENDARIO MENSUAL

Al comienzo de la agenda, separado por una pestaña, tengo lo que llamo un calendario mensual (un mes por cuartilla). Básicamente apunto cumpleaños, aniversarios, días festivos... ese tipo de cosas. Yo me he acostumbrado al comienzo del día a mirar primero en este calendario mensual, y luego abrir la agenda de citas y tareas propiamente dicha. Tal vez podría prescindir de este calendario y meter todos estos recordatorios en su día correspondiente, pero he decidido hacerlo así, me parece más limpio tener recordatorios por un lado, y citas y tareas por otro.

Calendario Mensual
 

1.3 CALENDARIO COMPACTO

Este es un descubrimiento relativamente reciente :-) Llevo unos cuantos calendarios de este tipo al comienzo de la agenda, en la pestaña Proyectos. Me sirven para definir a largo plazo proyectos complejos, los pasos que tengo que ir dando y el tiempo que estimo me llevará cada uno. La verdad es que por ahora no me sirve de mucho, porque la vida, con sus imprevistos, me trastoca todos mis planes y los plazos, por una cosa u otra, no se suelen cumplir. De todas formas no tiro la toalla y sigo utilizándolos, eso sí, escribiendo con lápiz, para poder modificar cuando sea necesario.

Para hacer los calendarios, uso una modificación propia de las plantillas realizadas por ElCanasto (disponibles en esta entrada).

1.4 LISTAS DE CONTROL

Otra de las pestañas de mi agenda son las listas de control. Las uso principalmente para fomentar nuevos hábitos. Cada página abarca seis meses y puedo gestionar hasta cuatro tareas, siempre de un mismo tipo. Me explico: tengo por ejemplo (o sin ejemplo, porque realmente la tengo :-D), una lista llamada Vida Sana. En ella, apunto los días en los que hago ejercicio, que consigo llevar una dieta vegetariana (¡creedme, no es fácil viviendo en Bilbao!) y cosas así. Tengo dos sistemas para rellenar las listas de control. Un sistema se podría llamar ON/OFF, y lo utilizo cuando simplemente quiero marcar si he hecho o no una tarea. Para asuntos más subjetivos, uso un código de colores (en mi caso, verde, rojo y negro), para indicar algo así como bien, regular y mal.

Puedes leer más sobre listas de control en estas entrada de Dutudu y ElCanasto.

Listas de control

 

2 ARCHIVO DE AGENDA (WebDAV)


Una vez a la semana, habitualmente los domingos, actualizo un calendario privado que tengo en Google Calendar con la información relevante de la semana. Digamos que utilizo Google Calendar como archivo, con idea de tener todas mis citas y tareas guardadas, año tras año. El acceso lo hago a través de Mozilla Sunbird, y así tanto en casa como en la oficina tengo acceso al histórico de mis tareas. En el futuro espero poder instalar DAViCal en mi servidor personal, de manera que pueda tener un mayor control de mi propia información.

3. NOTAS Y DOCUMENTACION VARIADA


Para las notas, nada mejor que un wiki en un pendrive o similar. He probado Evernote y cosas similares, pero qué quereis que os diga, a mi esto de la nube no me convence mucho. Al final no es más que dejar información que debería ser privada en manos de empresas, y no me hace mucha gracia. Mi información me gusta gestionarla yo mismo.

El wiki que he escogido es WikidPad, que tiene la particularidad de no ejecutarse sobre un servidor web (es una aplicacion), y está escrita en Python. A pesar de no ser lo más rápido del mundo, me permite tener acceso a mi información tanto desde Windows como desde GNU/Linux.

En el wiki llevo desde el listado de claves de sitios web, los dominios y proyectos de los que me encargo, las recetas de cocina, y un largísimo etcétera de información variada (fácilmente localizable gracias a la búsqueda integrada). 100% recomendable.

 

4. MAPAS MENTALES


A veces hay temas o aspectos que en mi cabeza se presentan confusos. ¿Qué opciones tengo para hacer tal cosa? ¿Qué proyectos tengo activos? ¿Cómo se relacionan entre sí? ¿A cuales tengo que dar prioridad?... Para este tipo de cosas, he comenzado a utilizar recientemente los mapas mentales. Para realizarlos utilizo el programa FreeMind.

Existe un blog especializado en estos temas: Mind Mappers. Si te interesa un poco el concepto, este es un buen sitio para empezar a familiarizarte con él.
 

Mapas mentales

 

 

5. PROYECTOS


La lista de proyectos (actuales y futuros) y sus tareas relacionadas, los organizo con ThinkingRock, un programa multiplataforma (escrito en Java), específicamente pensado para organizar tareas y proyectos de acuerdo a las directrices GTD (Getting Things Done). Es un software gratuito (aunque si quieres la versión más actual debes pagar), y se encuentra traducido al castellano.

Los domingos, además de archivar en Google Calendar la semana anterior, también repaso los proyectos activos y voy perfilando la semana en base a lo que tengo pendiente. También suelo imprimir, en formato A5, unos informes con ThinkingRock con un listado de todos los proyectos y el resumen de las tareas. Grapo todas las hojas y las suelo llevar también dentro de la agenda, por si en ocasiones tengo que ojear/añadir/cancelar alguna tarea

 

6. VARIOS


Para perforar las hojas de acuerdo con el número y distancia en anillas de la agenda utilizo un perforador Leitz Akto 5114 que teníamos por la oficina. Originalmente era de cuatro perforadores, pero al ser desmontable, no ha sido dificil comprar un par más e insertarlos en la guía que lleva:

Leitz  Akto 5114

 

Para escribir, siempre llevo encima mis tres Pilot V-Ball de 0,5 (rojo, verde y negro), así como un lapiz y un marcador fluorescente. A veces la gente se sorprende que un tio ya mayorcito saque su pequeño estuche con sus bolis, pero como dice el dicho: Ande yo caliente, ríase la gente :-)

Por último, pero no menos importante, siempre, siempre, siempre llevo encima un pequeño bloc de notas en el que apunto aquellas cosas que se me ocurren en los sitios más insospechados. Según se me ocurren, las apunto para que no se escapen :-), y luego ya en casa o en la oficina las proceso según su naturaleza.

Básicamente en eso consiste mi sistema de organización. Como la cadena siempre se rompe por el eslabón más débil, siempre que el sistema falla es porque yo no me he puesto las pilas y he olvidado repasar mis tareas pendientes, u organizado la semana convenientemente, pero en general estoy bastante satisfecho con él, se adapta a mis necesidades, y realmente, creo que hago más cosas y mejor.

Espero que os sea de utilidad.

Sobre PlanetaInopia

Sandor Inopia nació en Bilbao, un lunes cualquiera, justo 1904 años después de que Nerón se suicidara, diciendo ¡Qué artista muere conmigo!, y 192 años después de que Volta descubriera la pila eléctrica. Mientras celebraba su quinto cumpleaños, Elvis daba su último concierto, y celebrando los siete, Muhammad Ali se retiraba del boxeo.

Sobre PlanetaInoipa, blog personal de Sandor Inopia (Sandor Saiz Ortuondo)

Yo no tengo la ambición de Nerón, la inteligencia de Volta, la voz de Elvis, o la fuerza de Alí, pero a veces me gusta escribir y darme a conocer a los demás. Por eso este blog, que espero te guste.

Comentarios recientes