productividad

Mi agenda 2012

 Vie, 30/12/2011 - 13:17     Sandor

Ya os comenté hace algún tiempo cómo me las ingeniaba para organizar esta mente dispersa que tengo, siempre en mil proyectos. El caso es que es un sistema que a mí me funciona, y este nuevo año he vuelto a preparar mi agenda para el 2012. Me la imprimo en la oficina, en formato A5, modo duplex (doble cara). La verdad es que me queda resultona y me sale baratito, que también es importante :-)

Mi agenda 2012

Os dejo aquí el documento, en formato OpenDocument, para que si os apetece imprimais también vuestra agenda del 2012. Por supuesto, las sugerencias son siempre bienvenidas: AGENDA 2012 (formato A5, modo duplex)

Y como esta es mi última entrada del año, solo me queda desearos que paseis un buen fin de año. ¡Nos leemos ya en el 2012!

 

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Modificación de espejo RAM de Ikea

 Lun, 03/10/2011 - 09:30     Sandor

Si en la entrada de la semana pasada os comentaba acerca de la cajonera para mi mini-despacho casero, hoy os voy a hablar de la modificación del baratísimo espejo RAM de IKEA. La idea es más o menos la misma que me llevó a la modificación de la cajonera: tener disimulado mi espacio de trabajo cuando no esté trabajando en casa.

Para empezar, lijé con cuidado y barnicé el marco del espejo con el mismo barniz con el que tengo la mesa y la cajonera, para que no desentonara. Después, pegué dos capas de corcho, una encima de otra, sobre la parte trasera del espejo. El motivo de poner las dos capas es que con una sola el pincho de las chinchetas no entra del todo y pensé que corría el riesgo de dañar la trasera del espejo. Por si te lo preguntas, el corcho lo compré en Leroy Merlin, se vende por rollos y creo recordar que no era excesivamente caro.

El soporte del espejo también lo cambié. Tenía por casa uno de esos cables de acero que sirven para poner cortinillas con pinzas. La verdad es que no se muy bien de donde salió, puede que sea de IKEA o de algún centro de bricolaje, a saber (tanto acumularlo todo es lo que tiene :-D). El caso es que lo aproveché para crear un soporte para el espejo, que me permitiera una facilidad de uso a la hora de soltar el espejo para darle la vuelta. Por supuesto, cualquier otro sistema (la típica hembrilla centrada, por ejemplo), puede servir para colgar el espejo. Lo importante es que nos deje cuando más espacio de la parte trasera libre mejor, a fin de poder poner papeles o lo que queramos.

Más o menos estos que os cuento son los pasos que realicé, y este es el resultado final:

01 - Hack del espejo RAM de IKEA
02 - Hack del espejo RAM de IKEA
03 - Hack del espejo RAM de IKEA
04 - Hack del espejo RAM de IKEA
05 - Hack del espejo RAM de IKEA

Me hubiera gustado publicar una última foto con todos mis trastos recogidos, la mesa sin agenda, ordenador, ni papeles por el medio, pero me temo que últimamente el trabajo se me acumula y solo suelo ver el corcho, lleno de papeles, con todas mis tareas por hacer :-)

 

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Mi sistema GTD

 Vie, 21/05/2010 - 09:00     Sandor

Llevaba ya algunos meses con ganas para sentarme tranquilo y contaros en qué consiste, a día de hoy, mi sistema de organización. El ajetreo de la vida diaria me lo ha impedido, pero hoy al fin me he animado. Si os interesa este mundillo, ya sospechareis que lo que a uno le viene genial, a otra persona puede venirle fatal, bien sea por el tipo de trabajo que desarrolla, su movilidad, su tecno-adicción, etc... De todas formas, de igual manera que yo he aprendido mucho observando los sistemas de organización de otras personas, y adaptando lo que me interesaba a mi propio sistema, espero que algunas personas encontreis en este sistema aspectos que tal vez os puedan interesar.

Mi sistema GTD

 

1. AGENDA


Mi sistema gira en torno a mi PDA (Papel De Apuntar) :-D, también llamada agenda. He intentado con agendas electrónicas instaladas en un pendrive y cosas así, pero al final he vuelto al papel, que me parece lo más versátil.

Reciclé una agenda de seis anillas, y como en la oficina dispongo de una impresora capaz de imprimir por ambas caras, he creado unas plantillas adaptadas a mis necesidades. Las tengo en formato OpenDocument, y os las podeis bajar desde aquí:

Plantillas OpenDocument para GTD
 

1.1 CALENDARIO DIARIO

Cada página de la agenda está dividida en dos días (al fin y al cabo, tampoco tengo tantas obligaciones). Las páginas tienen formato A5, es decir, en un A4 entran 8 días imprimiendo en duplex. En la sección dedicada a cada día, se resalta en la izquierda el nombre del mes, y a la derecha el día del mes.

Calendario Mensual

En la primera linea de cada día aparecen todos los días de la semana, y a comienzos del año voy tachando (por ejemplo, el día 1, tacho el martes, el 2, el miercoles, y así todo el año). Eso se permite reutilizar las plantillas todos los años, sin tener que volver hacerlas. Seguramente se podría hacer algo en el lenguaje de macros de OpenOffice, pero no estoy por la labor de ponerme a ello :-)

En la segunda línea, aparece la leyenda que aplico a cada tarea que voy a apuntar:
 

  • TMI : Tarea más importante del día. Imprescindible hacerla.
  • Completada (√): Cuando realizo la tarea, la marco como completada.
  • Delegada (→) : Si encargo a alguien que realice la tarea apuntada, lo señalo de esta manera.
  • Borrada (X): Si por lo que sea cancelo la tarea, o me es imposible hacerla (a veces pasa...), la señalo como Cancelada.
  • En proceso (•) : A veces hay tareas que me llevan más de un día. En esos casos, la indico así.
  • ABC : Prioridad. Si tengo muchas tareas, a veces puede que me interese clasificarlas por prioridad.

Seguidamente aparece un area de lineas rayadas para escribir cada tarea propiamente dicha, y a su izquierda, un recuadro para indicar el estado de esa tarea en concreto.

1.2 CALENDARIO MENSUAL

Al comienzo de la agenda, separado por una pestaña, tengo lo que llamo un calendario mensual (un mes por cuartilla). Básicamente apunto cumpleaños, aniversarios, días festivos... ese tipo de cosas. Yo me he acostumbrado al comienzo del día a mirar primero en este calendario mensual, y luego abrir la agenda de citas y tareas propiamente dicha. Tal vez podría prescindir de este calendario y meter todos estos recordatorios en su día correspondiente, pero he decidido hacerlo así, me parece más limpio tener recordatorios por un lado, y citas y tareas por otro.

Calendario Mensual
 

1.3 CALENDARIO COMPACTO

Este es un descubrimiento relativamente reciente :-) Llevo unos cuantos calendarios de este tipo al comienzo de la agenda, en la pestaña Proyectos. Me sirven para definir a largo plazo proyectos complejos, los pasos que tengo que ir dando y el tiempo que estimo me llevará cada uno. La verdad es que por ahora no me sirve de mucho, porque la vida, con sus imprevistos, me trastoca todos mis planes y los plazos, por una cosa u otra, no se suelen cumplir. De todas formas no tiro la toalla y sigo utilizándolos, eso sí, escribiendo con lápiz, para poder modificar cuando sea necesario.

Para hacer los calendarios, uso una modificación propia de las plantillas realizadas por ElCanasto (disponibles en esta entrada).

1.4 LISTAS DE CONTROL

Otra de las pestañas de mi agenda son las listas de control. Las uso principalmente para fomentar nuevos hábitos. Cada página abarca seis meses y puedo gestionar hasta cuatro tareas, siempre de un mismo tipo. Me explico: tengo por ejemplo (o sin ejemplo, porque realmente la tengo :-D), una lista llamada Vida Sana. En ella, apunto los días en los que hago ejercicio, que consigo llevar una dieta vegetariana (¡creedme, no es fácil viviendo en Bilbao!) y cosas así. Tengo dos sistemas para rellenar las listas de control. Un sistema se podría llamar ON/OFF, y lo utilizo cuando simplemente quiero marcar si he hecho o no una tarea. Para asuntos más subjetivos, uso un código de colores (en mi caso, verde, rojo y negro), para indicar algo así como bien, regular y mal.

Puedes leer más sobre listas de control en estas entrada de Dutudu y ElCanasto.

Listas de control

 

2 ARCHIVO DE AGENDA (WebDAV)


Una vez a la semana, habitualmente los domingos, actualizo un calendario privado que tengo en Google Calendar con la información relevante de la semana. Digamos que utilizo Google Calendar como archivo, con idea de tener todas mis citas y tareas guardadas, año tras año. El acceso lo hago a través de Mozilla Sunbird, y así tanto en casa como en la oficina tengo acceso al histórico de mis tareas. En el futuro espero poder instalar DAViCal en mi servidor personal, de manera que pueda tener un mayor control de mi propia información.

3. NOTAS Y DOCUMENTACION VARIADA


Para las notas, nada mejor que un wiki en un pendrive o similar. He probado Evernote y cosas similares, pero qué quereis que os diga, a mi esto de la nube no me convence mucho. Al final no es más que dejar información que debería ser privada en manos de empresas, y no me hace mucha gracia. Mi información me gusta gestionarla yo mismo.

El wiki que he escogido es WikidPad, que tiene la particularidad de no ejecutarse sobre un servidor web (es una aplicacion), y está escrita en Python. A pesar de no ser lo más rápido del mundo, me permite tener acceso a mi información tanto desde Windows como desde GNU/Linux.

En el wiki llevo desde el listado de claves de sitios web, los dominios y proyectos de los que me encargo, las recetas de cocina, y un largísimo etcétera de información variada (fácilmente localizable gracias a la búsqueda integrada). 100% recomendable.

 

4. MAPAS MENTALES


A veces hay temas o aspectos que en mi cabeza se presentan confusos. ¿Qué opciones tengo para hacer tal cosa? ¿Qué proyectos tengo activos? ¿Cómo se relacionan entre sí? ¿A cuales tengo que dar prioridad?... Para este tipo de cosas, he comenzado a utilizar recientemente los mapas mentales. Para realizarlos utilizo el programa FreeMind.

Existe un blog especializado en estos temas: Mind Mappers. Si te interesa un poco el concepto, este es un buen sitio para empezar a familiarizarte con él.
 

Mapas mentales

 

 

5. PROYECTOS


La lista de proyectos (actuales y futuros) y sus tareas relacionadas, los organizo con ThinkingRock, un programa multiplataforma (escrito en Java), específicamente pensado para organizar tareas y proyectos de acuerdo a las directrices GTD (Getting Things Done). Es un software gratuito (aunque si quieres la versión más actual debes pagar), y se encuentra traducido al castellano.

Los domingos, además de archivar en Google Calendar la semana anterior, también repaso los proyectos activos y voy perfilando la semana en base a lo que tengo pendiente. También suelo imprimir, en formato A5, unos informes con ThinkingRock con un listado de todos los proyectos y el resumen de las tareas. Grapo todas las hojas y las suelo llevar también dentro de la agenda, por si en ocasiones tengo que ojear/añadir/cancelar alguna tarea

 

6. VARIOS


Para perforar las hojas de acuerdo con el número y distancia en anillas de la agenda utilizo un perforador Leitz Akto 5114 que teníamos por la oficina. Originalmente era de cuatro perforadores, pero al ser desmontable, no ha sido dificil comprar un par más e insertarlos en la guía que lleva:

Leitz  Akto 5114

 

Para escribir, siempre llevo encima mis tres Pilot V-Ball de 0,5 (rojo, verde y negro), así como un lapiz y un marcador fluorescente. A veces la gente se sorprende que un tio ya mayorcito saque su pequeño estuche con sus bolis, pero como dice el dicho: Ande yo caliente, ríase la gente :-)

Por último, pero no menos importante, siempre, siempre, siempre llevo encima un pequeño bloc de notas en el que apunto aquellas cosas que se me ocurren en los sitios más insospechados. Según se me ocurren, las apunto para que no se escapen :-), y luego ya en casa o en la oficina las proceso según su naturaleza.

Básicamente en eso consiste mi sistema de organización. Como la cadena siempre se rompe por el eslabón más débil, siempre que el sistema falla es porque yo no me he puesto las pilas y he olvidado repasar mis tareas pendientes, u organizado la semana convenientemente, pero en general estoy bastante satisfecho con él, se adapta a mis necesidades, y realmente, creo que hago más cosas y mejor.

Espero que os sea de utilidad.

Zen to done en castellano

 Mar, 22/12/2009 - 09:33     Sandor

Portada de Zen to done

Acabo de enterarme que una traducción al castellano del libro Zen to done se encuentra disponible en Lulu (también disponible para compra en formato físico por 9 euritos de nada):

Por fin el sistema de productividad personal Zen To Done traducido al español. Comienza desde hoy a organizarte de manera eficiente para conseguir darle orden a tu vida y completar todos los proyectos que decidas llevar a cabo. Incluye como información complementaria la traducción de todos los artículos del blog Zen Habits a los que se hace referencia desde el texto original.

Si no sabes muy bien qué es ZTD, decirte que se trata de un sistema de organización personal, un método para llegar a ser más organizado y productivo en tu vida. El blog El Inconformista lo cuenta así:

Qué es Zen To Done?

ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir hacer tus cosas. No hay obligación de adoptar los 10 hábitos, coge aquellos que se adapten a tu estilo individual, y centrate en dominarlos. Por otro lado, centrate en un hábito al tiempo durante 30 días antes de pasar al siguiente.

Los 10 hábitos.

1. Recopilar. Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.

2. Procesar. Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.

3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”. Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse que están echas.

4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la tarea. No intentes la multi-tarea.

5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples y míralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar con tu sistema de organización.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde. Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes para más tarde pon cada cosa en su sitio.

7. Revisa. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en el año y en la vida.

8. Simplifica. Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad, haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.

9. Crea rutinas. Si los métodos de organización que conoces están demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de ti.

10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de tareas parecerá una lista de recompensas.

Ahora que es navidad y todos tenemos un poco más de tiempo libre, y los buenos propósitos se nos acumulan para el nuevo año, puede ser un buen momento para adentrarnos en este mundo. Yo desde luego os lo recomiendo.

 

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Productividad (II)

 Lun, 25/05/2009 - 20:48     Sandor

Si el otro día os comentaba mis pinitos con el método GTD de organización personal, hoy os comentaré algunos trucos que he ido encontrando aquí y allá para hacer de vuestro sistema informático algo más productivo.

Por cierto, que tras adquirir en La Casa del Libro de Bilbao el libro de David Allen, no puedo menos que recomendároslo. A pesar de algunas molestas erratas y errores de traducción, su estilo directo, ameno y práctico me está enganchando y ayudando a implementar en mi vida este método. Sí, ya se que hay mucha información en la red sobre GTD, pero tras tenerlo en mis manos me parece la forma más rápida, directa y fiable de familiarizarse con él.

Pero vayamos al tema que nos ocupa, que no es ni más ni menos una lista de software que puede ayudarnos a centrarnos en nuestro trabajo diario y a evitar distracciones.

Tal vez una de las ideas más importantes que se nos debe quedar grabada a fuego es mantener el escritorio limpio, sin decenas de iconos que nos distraigan, ni fondos de pantalla a todo color, ni esquemas de sonido... NADA QUE ATRAIGA NUESTRA ATENCION EXCEPTO LO QUE HAGAMOS EN ESE MOMENTO.

Personalmente reconozco que es de las cosas que más me cuestan: olvidar mi innata multitarea :-), concentrarme en lo que estoy haciendo en cada momento, y hacerlo hasta terminar.

Para sistemas Windows, dejo una serie de ideas que me parecen interesantes:

  • Escoje un fondo de pantalla de un color neutro, o en su defecto una textura agradable a la vista. Yo alterno básicamente con dos, según tenga el día, uno gris que se asemeja a papel reciclado, y otro que hace que mi escritorio tenga la apariciencia de una pizarra de corcho.
  • Oculta la barra de tareas, para ganar espacio y eliminar las distracciones de sus iconos.
  • Por supuesto, elimina los esquemas de sonido, o al menos, desactiva el volumen de los altavoces.
  • Escoje un tema discreto para la decoración de las ventanas. En este artículo de Genbeta: Utilizando temas no firmados en Windows XP están indicados los pasos necesarios para modificar XP de manera que admita temas no firmados (básicamente se trata de sustituir el archivo uxtheme.dll). Ahora mismo tengo instalado el tema HmmXP, aunque hay un montón para elegir.
  • Para los que somos blogueros, nada mejor que editores del tipo Q10, un pequeño editor pensando para que nos centremos precisamente en desarrollar nuestras ideas. Se ejecuta a pantalla completa, fondo negro y letra courier. Ninguna barra de tareas o iconos que puedan distraernos, solo el cursor parpadeando, esperando nuestras ideas.
  • Instala Launchy (lee su artículo en la Wikipedia). Se trata de un lanzador de aplicaciones (soft libre), que toma la idea del QuickSilver de Mac y lo implementa en sistemas Windows y Linux. Tiene soporte para añadidos (plugins), pieles (skins), y está francamente bien.
  • Otra opción interesante, para aquellos que tengan un nivel de conocimientos informáticos un tanto avanzados, puede ser instalar un sustituto del explorer.exe, como puede ser Xoblite, un port de Blackbox para Windows, con cientos de temas, plugins, y un aspecto austero muy atractivo para nuestros fines.

Para que os hagais una idea, os dejo un par de pantallazos, uno corriendo Launchy, y otro Q10.

Screenshot con Launchy

Screenshot con Q10

 

Para sistemas Linux, al contrario de lo que mucha gente piense, todo es más fácil, ya que disponemos de cantidad de gestores de ventanas y entornos altamente configurables. Tampoco es un gran problema tener dos entornos, uno "completo", por ejemplo con KDE, la barra del menú repleta de plugins, el fondo playero de para recordar las vacaciones :) y mil iconos distribuidos por el escritorio. Y otro, de inspiración austera o mínima, que podría consistir en un pequeño script del tipo .xinitrc que lanzara Launchy, estableciera un fondo de pantalla agradable, y usara Fluxbox o algún gestor de ventanas parecido.

Seguro que hay mil trucos que mentes brillantes como mis lectores estarán ansiosos por compartir ;-), así que no os corteis y comentad vuestros sistemas para ver el arbol sin que el bosque os distraiga.

 

Productividad (I)

 Lun, 04/05/2009 - 18:09     Sandor

Información

Las últimas dos semanas las he pasado familiarizándome con conceptos, software y documentación diversa sobre productividad. Supongo que le pasará a mucha gente que, con los años, las tareas se acumulan, los proyectos se solapan, y el tiempo para realizarlos merma de manera inexplicable. Y no os digo ya con las actividad de la otra vida, la virtual: escribir en el blog, atender al correo electrónico, participar en las redes sociales...

En mi caso, además de mi trabajo principal, tengo un proyecto de autoempleo en proceso de replanteamiento, un blog con una tienda virtual (este que estás leyendo), las tareas diarias de la casa, las redes sociales... No se si es poco o es mucho, pero la verdad es que a veces noto como las tareas se me acumulan, y mi mente, en lugar de estar ocupada en resolver las tareas pendientes, permanece bloqueada, aturullada, intentando decidir qué de todo cuanto la ocupa es prioritario y qué es secundario. Es como si un torrente de obligaciones quisiera salir atropelladamente por el estrecho desagüe de mi margen de maniobra, de mi capacidad de trabajo, logrando con tanta compresión obstruirlo y aumentar de esta manera, aun más, la presión.

Por eso, para poner un poco de orden en mi vida diaria y conseguir estirar mi tiempo, he investigado un poco y he dado con un método llamado GTD (Getting Things Done).

Como la propia página de la Wikipedia señala, GTD es un método de gestión de actividades desarrollado en el libro Getting Things Gone de David Allen. Lamentablemente el libro está agotado, pero por fortuna hay una gran cantidad de información en la red que podemos utilizar para familiarizarnos con este método.

Y es que esa precisamente ha sido una de las cosas que más me ha llamado la atención al investigar sobre este y otros métodos de organización de actividades: la gran cantidad de blogs, muchos de alta calidad informativa, sobre estos temas. Por eso, en lugar de resumiros lo que he aprendido hasta el momento, creo que lo mejor será hacer una pequeña lista de blogs, screencast, software y demás recursos que me he encontrado en el camino, y que me han servido para aprender algo sobre este tema, y de paso disminuir un poco la presión de tanta tarea acumulada en mi cabeza. Espero que a vosotros también os sea de utilidad:

Y hasta aquí esta primera parte dedicada a mis intentos por mejorar mi productividad. En la segunda parte, que escribiré el miércoles si sigo los dictados de ThinkRock, el software GTD que estoy empezando a usar :-), comentaré algunos programas que he comenzado a utilizar y que me parecen realmente útiles, destinados a evitarnos distracciones y a centrarnos en lo que estemos haciendo en cada momento.

En la tercera parte, comentaré en primera persona el sistema que utilizo yo ahora mismo para organizar mis proyectos y tareas. Obviamente no hay una sola manera de plantear las cosas, pero al menos en mi caso me ha venido bien observar cómo se organizan otras personas, para aplicar de sus métodos aquello que considero puede ayudarme.

Pero por ahora, eso es todo. Hay otras tareas que requieren mi atención ;)

 

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Programas de gestion libres

 Mié, 24/10/2007 - 14:41     Sandor

Llevo algunas semanas, por no decir meses, probando diferentes soluciones para gestionar la información de una PYME (facturación, contabilidad, CRM, gestión documental y de notas, etc). Como de naturaleza tiendo a ser bastante caótico y desorganizado, no se puede decir que haya seguido una metodología determinada; aún así os comento los programas que he probado porque creo que a muchos profesionales autónomos y pequeñas empresas pueden serles de algún interés.

Facturación y contabilidad

Desgraciadamente, a mi modo de ver, las opciones libres para llevar la facturación y contabilidad pasan por usar Abanq (el antiguo Facturalux, que recientemente ha cambiado de nombre). He mirado algunos otros programas, pero realmente este es a mi entender el más desarrollado, adecuado a la realidad comercial española, y con un futuro más prometedor. Como es habitual en este tipo de software, el corazón del programa es libre y de libre descarga desde la web, si bien existen determinados módulos de pago, como el de TPV, el de e-Commerce o soluciones sectoriales determinadas (textil, calzado, etc). De cualquier modo, nada más con la base gratuita del programa ya dispondremos de un buen programa para realizar la facturación, contabilidad y gestión de almacén. El programa funciona tanto en Linux como en Windows, y soporta las bases de datos MySQL, PostgresSQL, así como SQLite (aunque esta última solamente se recomienda para testeo del programa).

ERP

Mi primera opción fue encontrar un ERP libre para integrarlo todo. La decisión estaba entre openXpertya y Openbravo. Al final me incliné por el primero (lo desarrolla una empresa española y está más centrado en la realidad comercial de pais) y, tras lidiar algunas ¡semanas! en su instalación (requiere Java, un contenedor de servlets tipo Tomcat, un servidor web...) e investigar un poco con él, comprobé que me había metido en algo demasiado grande para mí y demasiado difícil de configurar, al menos para mí.

CRM

Para gestionar contactos, oportunidades de negocio, tomas de contacto, listas de correo, etc, necesitaba un CRM o similar. Tras mirar un poco las opciones, probé SugarCRM, un excepcional programa para gestionar lo mencionado. SugarCRM requiere un entorno PHP+Mysql, por lo que es multiplataforma. Es relativamente fácil de instalar y usar, hay empresas que ofrecen soporte de pago y, según su entrada en la wikipedia: el producto es actualmente utilizado por varias grandes empresas como Honeywell, Yahoo, Starbucks, el estado de Oregon, el centro de investigación Ames de la NASA, AXA Rosenberg del grupo AXA y BDO Seidman. Además, la versión de código semiabierto ya ha sido descargada más de 2.000.000 de veces. De todos modos, SugarCRM no me terminaba de convencer, así que dediqué algunas que otras semanas a probar más software disponible. Tras mucho probar y probar, un buen día encontré la solución que por ahora es la que cubre mis necesidades: egroupware.

eGroupware

eGroupware también es un software destinado a ejecutarse en un navegador. Está programado en PHP, y soporta las bases de datos MySQL, PostgresSQL y algunas otras (incluso Oracle en un futuro próximo), además de LDAP y diversos servidores IMAP. Está traducido a más de 25 idiomas, y es una auténtica maravilla de procedencia alemana. Ofrecen soporte gratuito (el de la comunidad), así como de pago. Pero bueno, ¿qué es lo que tiene eGroupware que me tiene más enamorado? :-) El programa integra agenda de contactos, calendario, cliente de correo IMAP, tiene funciones de CRM, gestor de proyectos, planilla de tiempos, un wiki, una base de conocimientos, entre otros. También, como plugin, hay disponible una versión que integra Gallery, y hay planes para desarrollar otros programas en el futuro. Hasta ahora, solía usar WebCalendar como calendario. Pues bien, el calendario de eGroupware me ofrece casi todo lo que me ofrecía WebCalendar, además de las ventajas de la integración mencionada. Os pondré un ejemplo: si hoy agrego una entrada al calendario en la que reflejo una reunión con un cliente, puedo asociar esta entrada con el registro del cliente en la agenda de contactos y con, por ejemplo, un proyecto que tenga definido como Ventas. Luego, a la inversa, si consulto la entrada en la agenda del contacto me aparecerán los enlaces que he ido creando con el tiempo (ofreciéndome una especie de histórico del contacto), y de igual modo, si consulto el proyecto Ventas, aparecerán, además de las tareas propias del proyecto, todos aquellos enlaces que haya ido creando. ¿Interesante, no? :-) Respecto a la agenda de contactos, es posible tener varias agendas, establecer categorías (que pueden ser globales, que afectan a todas las aplicaciones, o locales, sólo para la agenda de contactos) o asociar las entradas a listas de distribución. El Registro de tareas y notas se integra con el Administrador de proyectos, y sirve para ir apuntando los diversos trabajos que vamos realizando a lo largo del tiempo de duración de un proyecto (al que por cierto, podremos definir, o no, un determinado gasto, unos plazos en el tiempo, etc). El wiki cumple su función, y a mí me sirve para tener organizadas las mil y un notas, ideas, comentarios, referencias y divagaciones que me van surgiendo, y tenerlas accesibles. También hay una aplicación para gestión de marcadores, que no utilizo demasiado porque prefiero la rapidez y comodidad de del.ici.ous junto con el plugin para Firefox. Podría extenderme más y detallar cada función del programa, pero lo mejor es probar el programa, dedicarle un tiempo a su aprendizaje, y que cada cual sopese si le es útil. Yo desde luego no puedo menos que recomendarlo. Por último, comentaros que también la puerta de salida del programa está bien equipada, de modo que si en el futuro dedidís que este programa no cumple con vuestras exigencias, es posible exportar la información. El calendario importa en formato iCal y CSV, y exporta en formato iCal, y la agenda de contactos importa/exporta en formato CSV, por lo que siempre será posible migrar a otro programa sin demasiadas dificultades. A este respecto, comentaros que tras tratar con multitud de archivos CSV, he llegado a la conclusión de que lo mejor es tratar con archivos en formato utf-8. Para ello, en windows utilizo un programa que recomiendo encarecidamente, se trata de uniCSVed, un editor de archivos CSV. También me ha sido de gran ayuda el editor de textos PSPad, ya que otros editores libres no tienen muy pulido todavía el soporte para utf-8 y me han dado problemas al trabajar con archivos CSV. Y esto es un poco toda el peregrinaje que he ido pasando hasta encontrar la solución que por ahora cumple mis necesidades. Si esta entrada ayuda a alguien en su proceso de búsqueda y decisión, daré por bien empleada la extensión de la entrada ;-)

Workaholic (II)

 Vie, 17/03/2006 - 01:13     Sandor


Insomnio

¿Estás estresado? ¿Te sientes cansado? ¿No produces lo suficiente en el trabajo? Nada, nada, nuestros problemas de rendimiento tienen los días contados. Leo en Nopuedocreer que están investigando un nuevo fármaco que permitirá dormir sólo dos horas rindiendo igual, de manera que ¡problema solucionado!

La revista The New Scientist informó sobre la realización de un estudio que intenta limitar la necesidad de dormir a dos horas por día sin que ello afecte el rendimiento de las personas. Los responsables del proyecto explicaron recaban información sobre el funcionamiento del reloj biológico humano para mejorar sus posibilidades de desarrollar fármacos que superen completamente la necesidad de dormir, incluso durante varios días. La noticia ha generado reacciones de rechazo, incluso virulentas, de otros investigadores. Mientras algunos psicólogos dicen que si bien es necesario un conocimiento completo del trabajo para opinar sobre él, no parece haber tenido en cuenta la función indispensable que el dormir y los sueños tienen para el equilibrio emocional. La investigación se concentra en los principios activos de el Modafinil, un estimulante considerado capaz de reducir las horas de sueño sin causar efectos colaterales, contrariamente a lo que sucede con la cafeína. Otra medicina en experimentación lleva la designación CX717, es considerada capaz de hacer que las personas no acusen sueño, algo que ha sido puesto en conocimiento de las autoridades militares, pese a que hasta ahora sólo ha sido probada con éxito en monos.

En fin, vivir para ver... :-( Y ya he otro orden de cosas, pero relacionado, os recomiendo el blog del que he pillado la noticia (que a su vez provenía de novaciencia.com). Reune un catálogo de frikadas varias, repartidas en secciones como Inventos frikis, Brico-gadget o De luxe... echadle un ojo al blog, porque merece la pena ;-)

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Rainlendar

 Vie, 25/11/2005 - 04:19     Sandor


Rainlendar

Hoy os quiero recomendar un programilla de esos que me gustan a mí: pequeño, sin una instalación engorrosa (descomprimir un zip en una carpeta y a correr), potente y cómodo de usar. Se trata de Rainlendar, un completo calendario muy configurable y ligero, que no usará muchos recursos de tu ordenador. Está traducido a un montón de idiomas (castellano y euskera incluidos), tiene diferentes aspectos, y se distribuye bajo la licencia libre GPL.

Básicamente se trata de un calendario en donde puedes ir apuntando notas, tareas, cumpleaños... en fin, todas esas cosas que a los olvidadizos se nos suelen escapar habitualmente. Según lo instalas ya es bastante util, pero su potencia se multiplica para el power user, pudiendo acceder desde Rainlendar a las citas y tareas del Outlook o Mozilla Sunbird. También te puede permitir acceder, mediante la instalación de un servidor centralizado, a tu información desde casa y desde el trabajo independientemente, por ejemplo.

El calendario (el programa cliente) sólo está disponible para Windows 2000 o XP, mientras que el servidor (de instalación optativa) está disponible tanto para entornos Linux como para Windows. También hay plugins o añadidos que permiten exportar la lista de tareas y citas a otros formatos, como el popular iCalendar (probaré esta funcionalidad con una Palm Zire 21 que me han regalado, a ver qué tal me apaño).

Otra opción podría ser llevar el programa en un llavero USB y, dado que no requiere instalación, ejecutarlo desde cualquier ordenador al que tengamos acceso. Ya os digo, si en ocasiones habeís echado en falta un programa en donde anotar los cumpleaños, la cita de la peluquería, llevar un listado de las tareas pendientes, etc, este programa creo que os será de utilidad. Echadle un ojo si teneís un rato, y ya me direís ;-)

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Sobre PlanetaInopia

Sandor Inopia nació en Bilbao, un lunes cualquiera, justo 1904 años después de que Nerón se suicidara, diciendo ¡Qué artista muere conmigo!, y 192 años después de que Volta descubriera la pila eléctrica. Mientras celebraba su quinto cumpleaños, Elvis daba su último concierto, y celebrando los siete, Muhammad Ali se retiraba del boxeo.

Sobre PlanetaInoipa, blog personal de Sandor Inopia (Sandor Saiz Ortuondo)

Yo no tengo la ambición de Nerón, la inteligencia de Volta, la voz de Elvis, o la fuerza de Alí, pero a veces me gusta escribir y darme a conocer a los demás. Por eso este blog, que espero te guste.

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