GTD

Mi agenda 2012

 Vie, 30/12/2011 - 13:17     Sandor

Ya os comenté hace algún tiempo cómo me las ingeniaba para organizar esta mente dispersa que tengo, siempre en mil proyectos. El caso es que es un sistema que a mí me funciona, y este nuevo año he vuelto a preparar mi agenda para el 2012. Me la imprimo en la oficina, en formato A5, modo duplex (doble cara). La verdad es que me queda resultona y me sale baratito, que también es importante :-)

Mi agenda 2012

Os dejo aquí el documento, en formato OpenDocument, para que si os apetece imprimais también vuestra agenda del 2012. Por supuesto, las sugerencias son siempre bienvenidas: AGENDA 2012 (formato A5, modo duplex)

Y como esta es mi última entrada del año, solo me queda desearos que paseis un buen fin de año. ¡Nos leemos ya en el 2012!

 

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Mi sistema GTD

 Vie, 21/05/2010 - 09:00     Sandor

Llevaba ya algunos meses con ganas para sentarme tranquilo y contaros en qué consiste, a día de hoy, mi sistema de organización. El ajetreo de la vida diaria me lo ha impedido, pero hoy al fin me he animado. Si os interesa este mundillo, ya sospechareis que lo que a uno le viene genial, a otra persona puede venirle fatal, bien sea por el tipo de trabajo que desarrolla, su movilidad, su tecno-adicción, etc... De todas formas, de igual manera que yo he aprendido mucho observando los sistemas de organización de otras personas, y adaptando lo que me interesaba a mi propio sistema, espero que algunas personas encontreis en este sistema aspectos que tal vez os puedan interesar.

Mi sistema GTD

 

1. AGENDA


Mi sistema gira en torno a mi PDA (Papel De Apuntar) :-D, también llamada agenda. He intentado con agendas electrónicas instaladas en un pendrive y cosas así, pero al final he vuelto al papel, que me parece lo más versátil.

Reciclé una agenda de seis anillas, y como en la oficina dispongo de una impresora capaz de imprimir por ambas caras, he creado unas plantillas adaptadas a mis necesidades. Las tengo en formato OpenDocument, y os las podeis bajar desde aquí:

Plantillas OpenDocument para GTD
 

1.1 CALENDARIO DIARIO

Cada página de la agenda está dividida en dos días (al fin y al cabo, tampoco tengo tantas obligaciones). Las páginas tienen formato A5, es decir, en un A4 entran 8 días imprimiendo en duplex. En la sección dedicada a cada día, se resalta en la izquierda el nombre del mes, y a la derecha el día del mes.

Calendario Mensual

En la primera linea de cada día aparecen todos los días de la semana, y a comienzos del año voy tachando (por ejemplo, el día 1, tacho el martes, el 2, el miercoles, y así todo el año). Eso se permite reutilizar las plantillas todos los años, sin tener que volver hacerlas. Seguramente se podría hacer algo en el lenguaje de macros de OpenOffice, pero no estoy por la labor de ponerme a ello :-)

En la segunda línea, aparece la leyenda que aplico a cada tarea que voy a apuntar:
 

  • TMI : Tarea más importante del día. Imprescindible hacerla.
  • Completada (√): Cuando realizo la tarea, la marco como completada.
  • Delegada (→) : Si encargo a alguien que realice la tarea apuntada, lo señalo de esta manera.
  • Borrada (X): Si por lo que sea cancelo la tarea, o me es imposible hacerla (a veces pasa...), la señalo como Cancelada.
  • En proceso (•) : A veces hay tareas que me llevan más de un día. En esos casos, la indico así.
  • ABC : Prioridad. Si tengo muchas tareas, a veces puede que me interese clasificarlas por prioridad.

Seguidamente aparece un area de lineas rayadas para escribir cada tarea propiamente dicha, y a su izquierda, un recuadro para indicar el estado de esa tarea en concreto.

1.2 CALENDARIO MENSUAL

Al comienzo de la agenda, separado por una pestaña, tengo lo que llamo un calendario mensual (un mes por cuartilla). Básicamente apunto cumpleaños, aniversarios, días festivos... ese tipo de cosas. Yo me he acostumbrado al comienzo del día a mirar primero en este calendario mensual, y luego abrir la agenda de citas y tareas propiamente dicha. Tal vez podría prescindir de este calendario y meter todos estos recordatorios en su día correspondiente, pero he decidido hacerlo así, me parece más limpio tener recordatorios por un lado, y citas y tareas por otro.

Calendario Mensual
 

1.3 CALENDARIO COMPACTO

Este es un descubrimiento relativamente reciente :-) Llevo unos cuantos calendarios de este tipo al comienzo de la agenda, en la pestaña Proyectos. Me sirven para definir a largo plazo proyectos complejos, los pasos que tengo que ir dando y el tiempo que estimo me llevará cada uno. La verdad es que por ahora no me sirve de mucho, porque la vida, con sus imprevistos, me trastoca todos mis planes y los plazos, por una cosa u otra, no se suelen cumplir. De todas formas no tiro la toalla y sigo utilizándolos, eso sí, escribiendo con lápiz, para poder modificar cuando sea necesario.

Para hacer los calendarios, uso una modificación propia de las plantillas realizadas por ElCanasto (disponibles en esta entrada).

1.4 LISTAS DE CONTROL

Otra de las pestañas de mi agenda son las listas de control. Las uso principalmente para fomentar nuevos hábitos. Cada página abarca seis meses y puedo gestionar hasta cuatro tareas, siempre de un mismo tipo. Me explico: tengo por ejemplo (o sin ejemplo, porque realmente la tengo :-D), una lista llamada Vida Sana. En ella, apunto los días en los que hago ejercicio, que consigo llevar una dieta vegetariana (¡creedme, no es fácil viviendo en Bilbao!) y cosas así. Tengo dos sistemas para rellenar las listas de control. Un sistema se podría llamar ON/OFF, y lo utilizo cuando simplemente quiero marcar si he hecho o no una tarea. Para asuntos más subjetivos, uso un código de colores (en mi caso, verde, rojo y negro), para indicar algo así como bien, regular y mal.

Puedes leer más sobre listas de control en estas entrada de Dutudu y ElCanasto.

Listas de control

 

2 ARCHIVO DE AGENDA (WebDAV)


Una vez a la semana, habitualmente los domingos, actualizo un calendario privado que tengo en Google Calendar con la información relevante de la semana. Digamos que utilizo Google Calendar como archivo, con idea de tener todas mis citas y tareas guardadas, año tras año. El acceso lo hago a través de Mozilla Sunbird, y así tanto en casa como en la oficina tengo acceso al histórico de mis tareas. En el futuro espero poder instalar DAViCal en mi servidor personal, de manera que pueda tener un mayor control de mi propia información.

3. NOTAS Y DOCUMENTACION VARIADA


Para las notas, nada mejor que un wiki en un pendrive o similar. He probado Evernote y cosas similares, pero qué quereis que os diga, a mi esto de la nube no me convence mucho. Al final no es más que dejar información que debería ser privada en manos de empresas, y no me hace mucha gracia. Mi información me gusta gestionarla yo mismo.

El wiki que he escogido es WikidPad, que tiene la particularidad de no ejecutarse sobre un servidor web (es una aplicacion), y está escrita en Python. A pesar de no ser lo más rápido del mundo, me permite tener acceso a mi información tanto desde Windows como desde GNU/Linux.

En el wiki llevo desde el listado de claves de sitios web, los dominios y proyectos de los que me encargo, las recetas de cocina, y un largísimo etcétera de información variada (fácilmente localizable gracias a la búsqueda integrada). 100% recomendable.

 

4. MAPAS MENTALES


A veces hay temas o aspectos que en mi cabeza se presentan confusos. ¿Qué opciones tengo para hacer tal cosa? ¿Qué proyectos tengo activos? ¿Cómo se relacionan entre sí? ¿A cuales tengo que dar prioridad?... Para este tipo de cosas, he comenzado a utilizar recientemente los mapas mentales. Para realizarlos utilizo el programa FreeMind.

Existe un blog especializado en estos temas: Mind Mappers. Si te interesa un poco el concepto, este es un buen sitio para empezar a familiarizarte con él.
 

Mapas mentales

 

 

5. PROYECTOS


La lista de proyectos (actuales y futuros) y sus tareas relacionadas, los organizo con ThinkingRock, un programa multiplataforma (escrito en Java), específicamente pensado para organizar tareas y proyectos de acuerdo a las directrices GTD (Getting Things Done). Es un software gratuito (aunque si quieres la versión más actual debes pagar), y se encuentra traducido al castellano.

Los domingos, además de archivar en Google Calendar la semana anterior, también repaso los proyectos activos y voy perfilando la semana en base a lo que tengo pendiente. También suelo imprimir, en formato A5, unos informes con ThinkingRock con un listado de todos los proyectos y el resumen de las tareas. Grapo todas las hojas y las suelo llevar también dentro de la agenda, por si en ocasiones tengo que ojear/añadir/cancelar alguna tarea

 

6. VARIOS


Para perforar las hojas de acuerdo con el número y distancia en anillas de la agenda utilizo un perforador Leitz Akto 5114 que teníamos por la oficina. Originalmente era de cuatro perforadores, pero al ser desmontable, no ha sido dificil comprar un par más e insertarlos en la guía que lleva:

Leitz  Akto 5114

 

Para escribir, siempre llevo encima mis tres Pilot V-Ball de 0,5 (rojo, verde y negro), así como un lapiz y un marcador fluorescente. A veces la gente se sorprende que un tio ya mayorcito saque su pequeño estuche con sus bolis, pero como dice el dicho: Ande yo caliente, ríase la gente :-)

Por último, pero no menos importante, siempre, siempre, siempre llevo encima un pequeño bloc de notas en el que apunto aquellas cosas que se me ocurren en los sitios más insospechados. Según se me ocurren, las apunto para que no se escapen :-), y luego ya en casa o en la oficina las proceso según su naturaleza.

Básicamente en eso consiste mi sistema de organización. Como la cadena siempre se rompe por el eslabón más débil, siempre que el sistema falla es porque yo no me he puesto las pilas y he olvidado repasar mis tareas pendientes, u organizado la semana convenientemente, pero en general estoy bastante satisfecho con él, se adapta a mis necesidades, y realmente, creo que hago más cosas y mejor.

Espero que os sea de utilidad.

Zen to done en castellano

 Mar, 22/12/2009 - 09:33     Sandor

Portada de Zen to done

Acabo de enterarme que una traducción al castellano del libro Zen to done se encuentra disponible en Lulu (también disponible para compra en formato físico por 9 euritos de nada):

Por fin el sistema de productividad personal Zen To Done traducido al español. Comienza desde hoy a organizarte de manera eficiente para conseguir darle orden a tu vida y completar todos los proyectos que decidas llevar a cabo. Incluye como información complementaria la traducción de todos los artículos del blog Zen Habits a los que se hace referencia desde el texto original.

Si no sabes muy bien qué es ZTD, decirte que se trata de un sistema de organización personal, un método para llegar a ser más organizado y productivo en tu vida. El blog El Inconformista lo cuenta así:

Qué es Zen To Done?

ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir hacer tus cosas. No hay obligación de adoptar los 10 hábitos, coge aquellos que se adapten a tu estilo individual, y centrate en dominarlos. Por otro lado, centrate en un hábito al tiempo durante 30 días antes de pasar al siguiente.

Los 10 hábitos.

1. Recopilar. Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.

2. Procesar. Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.

3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”. Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse que están echas.

4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la tarea. No intentes la multi-tarea.

5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples y míralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar con tu sistema de organización.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde. Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes para más tarde pon cada cosa en su sitio.

7. Revisa. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en el año y en la vida.

8. Simplifica. Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad, haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.

9. Crea rutinas. Si los métodos de organización que conoces están demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de ti.

10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de tareas parecerá una lista de recompensas.

Ahora que es navidad y todos tenemos un poco más de tiempo libre, y los buenos propósitos se nos acumulan para el nuevo año, puede ser un buen momento para adentrarnos en este mundo. Yo desde luego os lo recomiendo.

 

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Productividad (II)

 Lun, 25/05/2009 - 20:48     Sandor

Si el otro día os comentaba mis pinitos con el método GTD de organización personal, hoy os comentaré algunos trucos que he ido encontrando aquí y allá para hacer de vuestro sistema informático algo más productivo.

Por cierto, que tras adquirir en La Casa del Libro de Bilbao el libro de David Allen, no puedo menos que recomendároslo. A pesar de algunas molestas erratas y errores de traducción, su estilo directo, ameno y práctico me está enganchando y ayudando a implementar en mi vida este método. Sí, ya se que hay mucha información en la red sobre GTD, pero tras tenerlo en mis manos me parece la forma más rápida, directa y fiable de familiarizarse con él.

Pero vayamos al tema que nos ocupa, que no es ni más ni menos una lista de software que puede ayudarnos a centrarnos en nuestro trabajo diario y a evitar distracciones.

Tal vez una de las ideas más importantes que se nos debe quedar grabada a fuego es mantener el escritorio limpio, sin decenas de iconos que nos distraigan, ni fondos de pantalla a todo color, ni esquemas de sonido... NADA QUE ATRAIGA NUESTRA ATENCION EXCEPTO LO QUE HAGAMOS EN ESE MOMENTO.

Personalmente reconozco que es de las cosas que más me cuestan: olvidar mi innata multitarea :-), concentrarme en lo que estoy haciendo en cada momento, y hacerlo hasta terminar.

Para sistemas Windows, dejo una serie de ideas que me parecen interesantes:

  • Escoje un fondo de pantalla de un color neutro, o en su defecto una textura agradable a la vista. Yo alterno básicamente con dos, según tenga el día, uno gris que se asemeja a papel reciclado, y otro que hace que mi escritorio tenga la apariciencia de una pizarra de corcho.
  • Oculta la barra de tareas, para ganar espacio y eliminar las distracciones de sus iconos.
  • Por supuesto, elimina los esquemas de sonido, o al menos, desactiva el volumen de los altavoces.
  • Escoje un tema discreto para la decoración de las ventanas. En este artículo de Genbeta: Utilizando temas no firmados en Windows XP están indicados los pasos necesarios para modificar XP de manera que admita temas no firmados (básicamente se trata de sustituir el archivo uxtheme.dll). Ahora mismo tengo instalado el tema HmmXP, aunque hay un montón para elegir.
  • Para los que somos blogueros, nada mejor que editores del tipo Q10, un pequeño editor pensando para que nos centremos precisamente en desarrollar nuestras ideas. Se ejecuta a pantalla completa, fondo negro y letra courier. Ninguna barra de tareas o iconos que puedan distraernos, solo el cursor parpadeando, esperando nuestras ideas.
  • Instala Launchy (lee su artículo en la Wikipedia). Se trata de un lanzador de aplicaciones (soft libre), que toma la idea del QuickSilver de Mac y lo implementa en sistemas Windows y Linux. Tiene soporte para añadidos (plugins), pieles (skins), y está francamente bien.
  • Otra opción interesante, para aquellos que tengan un nivel de conocimientos informáticos un tanto avanzados, puede ser instalar un sustituto del explorer.exe, como puede ser Xoblite, un port de Blackbox para Windows, con cientos de temas, plugins, y un aspecto austero muy atractivo para nuestros fines.

Para que os hagais una idea, os dejo un par de pantallazos, uno corriendo Launchy, y otro Q10.

Screenshot con Launchy

Screenshot con Q10

 

Para sistemas Linux, al contrario de lo que mucha gente piense, todo es más fácil, ya que disponemos de cantidad de gestores de ventanas y entornos altamente configurables. Tampoco es un gran problema tener dos entornos, uno "completo", por ejemplo con KDE, la barra del menú repleta de plugins, el fondo playero de para recordar las vacaciones :) y mil iconos distribuidos por el escritorio. Y otro, de inspiración austera o mínima, que podría consistir en un pequeño script del tipo .xinitrc que lanzara Launchy, estableciera un fondo de pantalla agradable, y usara Fluxbox o algún gestor de ventanas parecido.

Seguro que hay mil trucos que mentes brillantes como mis lectores estarán ansiosos por compartir ;-), así que no os corteis y comentad vuestros sistemas para ver el arbol sin que el bosque os distraiga.

 

Productividad (I)

 Lun, 04/05/2009 - 18:09     Sandor

Información

Las últimas dos semanas las he pasado familiarizándome con conceptos, software y documentación diversa sobre productividad. Supongo que le pasará a mucha gente que, con los años, las tareas se acumulan, los proyectos se solapan, y el tiempo para realizarlos merma de manera inexplicable. Y no os digo ya con las actividad de la otra vida, la virtual: escribir en el blog, atender al correo electrónico, participar en las redes sociales...

En mi caso, además de mi trabajo principal, tengo un proyecto de autoempleo en proceso de replanteamiento, un blog con una tienda virtual (este que estás leyendo), las tareas diarias de la casa, las redes sociales... No se si es poco o es mucho, pero la verdad es que a veces noto como las tareas se me acumulan, y mi mente, en lugar de estar ocupada en resolver las tareas pendientes, permanece bloqueada, aturullada, intentando decidir qué de todo cuanto la ocupa es prioritario y qué es secundario. Es como si un torrente de obligaciones quisiera salir atropelladamente por el estrecho desagüe de mi margen de maniobra, de mi capacidad de trabajo, logrando con tanta compresión obstruirlo y aumentar de esta manera, aun más, la presión.

Por eso, para poner un poco de orden en mi vida diaria y conseguir estirar mi tiempo, he investigado un poco y he dado con un método llamado GTD (Getting Things Done).

Como la propia página de la Wikipedia señala, GTD es un método de gestión de actividades desarrollado en el libro Getting Things Gone de David Allen. Lamentablemente el libro está agotado, pero por fortuna hay una gran cantidad de información en la red que podemos utilizar para familiarizarnos con este método.

Y es que esa precisamente ha sido una de las cosas que más me ha llamado la atención al investigar sobre este y otros métodos de organización de actividades: la gran cantidad de blogs, muchos de alta calidad informativa, sobre estos temas. Por eso, en lugar de resumiros lo que he aprendido hasta el momento, creo que lo mejor será hacer una pequeña lista de blogs, screencast, software y demás recursos que me he encontrado en el camino, y que me han servido para aprender algo sobre este tema, y de paso disminuir un poco la presión de tanta tarea acumulada en mi cabeza. Espero que a vosotros también os sea de utilidad:

Y hasta aquí esta primera parte dedicada a mis intentos por mejorar mi productividad. En la segunda parte, que escribiré el miércoles si sigo los dictados de ThinkRock, el software GTD que estoy empezando a usar :-), comentaré algunos programas que he comenzado a utilizar y que me parecen realmente útiles, destinados a evitarnos distracciones y a centrarnos en lo que estemos haciendo en cada momento.

En la tercera parte, comentaré en primera persona el sistema que utilizo yo ahora mismo para organizar mis proyectos y tareas. Obviamente no hay una sola manera de plantear las cosas, pero al menos en mi caso me ha venido bien observar cómo se organizan otras personas, para aplicar de sus métodos aquello que considero puede ayudarme.

Pero por ahora, eso es todo. Hay otras tareas que requieren mi atención ;)

 

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Sobre PlanetaInopia

Sandor Inopia nació en Bilbao, un lunes cualquiera, justo 1904 años después de que Nerón se suicidara, diciendo ¡Qué artista muere conmigo!, y 192 años después de que Volta descubriera la pila eléctrica. Mientras celebraba su quinto cumpleaños, Elvis daba su último concierto, y celebrando los siete, Muhammad Ali se retiraba del boxeo.

Sobre PlanetaInoipa, blog personal de Sandor Inopia (Sandor Saiz Ortuondo)

Yo no tengo la ambición de Nerón, la inteligencia de Volta, la voz de Elvis, o la fuerza de Alí, pero a veces me gusta escribir y darme a conocer a los demás. Por eso este blog, que espero te guste.

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